Ao importador cabe a obrigatoriedade de manter – em boa guarda e ordem – os documentos relacionados às transações efetivadas pelo período estipulado na legislação. Esta remete que o tempo em questão está relacionado aos prazos determinados no Código Tributário Nacional (CTN – Lei nº 5.172/1966).
Nos termos da legislação tributária, os documentos integrantes do procedimento administrativo de despacho aduaneiro de importação – e também exportação – devem ser guardados pelos contribuintes dentro do prazo decadencial de cinco anos. É esse o espaço de tempo que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, por meio da notificação de lançamento ou do auto de infração. No fim desse ciclo, o crédito tributário será extinto e não mais poderá ser exigido pelo órgão fiscalizador.
Ainda pairam dúvidas sobre quais documentos manter a guarda física, especialmente neste período em que o mundo adentra em uma “era sem papel”. Em tese, os sistemas deveriam eliminar a indigência da conservação de documentos que já são acessíveis de forma eletrônica. Para que isso seja possível, alguns regramentos precisam ser modificados e/ou revogados. Afinal, mesmo com toda tecnologia existente, se há normas, é necessário cumpri-las.
Modo de digitalização dos documentos
Uma empresa que a cada novo processo gera – e consequentemente acumula – impressões em papel acaba por ter compartimentos de arquivo morto abarrotados e espaços mal aproveitados. Entretanto, a digitalização não elimina a obrigação de preservar o documento original. Além de serem observados os prazos prescricionais e de decadência relativos às constituições dos créditos tributários envolvidos na importação, é necessário digitalizar os comprovantes de maneira correta.
De acordo com o Art. 3º da Lei nº 12.682/2012, um documento digital terá o mesmo valor probatório que o respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma que mantenha a integridade e a autenticidade do documento. Para isso, é empregado o certificado digital regulado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Portanto, não basta simplesmente “escanear” a papelada e achar que as versões digitais já terão o mesmo valor jurídico que os respectivos originais.
Há também outro processo de compactação de documentos, mais antigo, conhecido como microfilmagem. Neste caso, também ocorre a validade jurídica plena, desde que realizada em consonância com a Lei nº 5.433/1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799/1996 e pela Portaria Conarq nº 12/2009.
Enquanto a humanidade caminha (ou ao menos tenta) rumo a um futuro cada vez mais sustentável, num passado não tão distante este tema sequer era discutido ou chamava a atenção como na atualidade. À medida que os cidadãos se conscientizam e tecem esforços voltados à preservação do meio ambiente, o mundo se torna um lugar melhor para todos. Isso inclui as atividades empresariais, sejam elas públicas ou privadas.
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