A Proforma Invoice é o primeiro documento que formaliza as negociações entre importador/comprador e exportador/vendedor. É um documento que não tem um impacto fiscal no Brasil e nem vai ser utilizado pela Receita Federal (RFB) na nacionalização ou internacionalização.
A Proforma Invoice reunirá informações que serão usadas durante a transação internacional. Por ela, exportador/vendedor e importador/comprador formalizam a negociação e definem tudo que foi tratado entre eles. Serão expressas informações básicas como a quantidade negociada, a descrição detalhada do produto, os preços e o Incoterm negociado.
Além disso, as partes envolvidas podem definir sobre as eventuais divergências que poderão surgir como, por exemplo, o envio abaixo ou acima da quantidade negociada e os limites que serão aceitos. Pode também definir procedimentos, caso haja algum problema de qualidade no produto recebido.
A emissão do documento é responsabilidade do exportador, mas solicitado por quem está comprando. Neste documento não é preciso conter o que a Receita Federal exige na Commercial Invoice justamente porque não é um documento que vai ser usado pelos órgãos governamentais.
A Proforma invoice é um contrato de compra e vai além de uma simples cotação. É a formalização internacional dessa negociação em si.
Não há um padrão oficial sobre as informações que têm necessidade de constar na Proforma Invoice, mas considera-se importante que tenha o nome e endereço do importador e exportador; descrição completa das mercadorias em relação à quantidade, valor unitário e total, entre outros; peso bruto e líquido; a forma de pagamento; condições da venda (Incoterms); local definido para o embarque e destino; previsão de entrega; validade da proposta; e a recomendação é indicar que o documento não é válido como fatura (Commercial Invoice).